Folosirea indicatorilor cheie și a Benchmarking-ului pentru îmbunătățirea performanței

Evaluarea comparativă cu restul industriei este o metodă consacrată utilizată în management de multe decenii, dar uneori este destul de greu să găsești repere de referință bune.
Iată de ce și care ar trebui să fie noul rol al benchmarking-ului în îmbunătățirea performanței.

În anii 1980 și începutul anilor 1990, benchmarking-ul a fost destul de cunoscut. Xerox este atribuit fondării noțiunii, care, în cea mai mare parte, a fost procesul de benchmarking, în care accentul a fost pus pe învățarea despre cele mai bune practici. Dar în aceste zile, ori de câte ori auzim mențiuni despre benchmarking, este mai mult despre comparații de numere.

Dacă ne-am întreba:

„Odată ce aranjez să măsor performanța unei organizații, de unde să știu dacă performanța este la egalitate cu standardele din industrie (cu benchmarking-ul)?
De exemplu, pentru un dezvoltator urban, care ar fi etalonul pentru productivitatea inginerilor sau a muncitorilor? Pentru o reprezentanță auto, care este etalonul vânzărilor pe agent?

Este încă util benchmarking-ul?”

Benchmarking-ul începe de obicei cu o comparație a numerelor. Comparați performanța actuală în KPI-urile organizației alese de dvs. cu performanțele celor mai bune practici din industria sau sectorul dvs. Apoi, identificați modalități de a îmbunătăți performanța organizației dvs. în acele KPI-uri alese, învățând de la organizațiile cu cele mai bune practici.

Dar benchmarking-ul vine cu anumite provocări:

Există foarte puține tutoriale bune publicate cu privire la modul de în care se face benchmarking. (Există, dealtfel, surse online cu conținut excelent, dar de obicei este disponibil doar pentru membri.)
Benchmarking-ul se poate opri adesea la etapa de comparație KPI și nu înaintează la pașii următori, cei de a găsi și adopta cele mai bune practici.
Declanșează prea ușor Tyranny of Metrics, iar atingerea țintelor devine mai importantă decât îmbunătățirea performanței, fapt de distorsionează uneori efortul de management în declinări chiar absurde.
Disponibilitatea datelor de referință pentru anumite regiuni sau industrii este slabă, mai ales când vorbim de Europa de Est și de România.
Rigoarea datelor de referință este discutabilă și adesea de necunoscut. (Și asta o pot afirma cu tărie, din experiența cumulată în timpi îndelungați și în contexte variate ale acestei zone).

Aceste provocări sunt chiar amplificate mai ales atunci când se benchmarking realizează fără a avea un motiv clar.

Este drept să spunem că rezultatul final al benchmarking-ului este îmbunătățirea performanței unei organizații.

Dacă benchmarking-ul va fi o activitate utilă în care să investim, trebuie să înceapă cu rezultatul pe care îl dorim de la acesta în final. Fără un rezultat clar, adoptăm abordarea ușoară și nu acordăm atenția cuvenită rigorii. Și fără rezultatul corect, putem ajunge să înrăutățim performanța, ca în cazurile ce urmează:

Dacă rezultatul benchmarking-ului este să comparăm KPI-urile noastre cu alte organizații. Dar când vrem doar să știm cum ne clasăm, vrem să arătăm că ne clasăm bine, așa că ne concentrăm asupra valorilor mai puțin importante.
Un alt rezultat comparativ este stabilirea de obiective pentru KPI-urile noastre. Dar dacă nu se face cu suficientă transparență în calculele și datele KPI-urilor, atunci putem pierde buy-in-ul proprietarilor de KPI, care ajung să nu creadă că KPI-urile sunt de atins sau că cele mai bune practici sunt realizabile.
Rezultatul final al benchmarking-ului este aplicarea celor mai bune practici pentru îmbunătățirea performanței. Pentru aceasta, avem nevoie atât de comparații, cât și de ținte. Dar trebuie, de asemenea, să înțelegem modul în care nivelurile ridicate de performanță sunt atinse de organizațiile cu cele mai bune practici. Apoi putem obține câteva idei dovedite despre ce poate aduce îmbunătățirea performanței organizației noastre.

Un bun exemplu al modului de utilizare a celor trei rezultate ale benchmarking-ului este abordarea pe care APQC o adoptă:

„Analiza comparativă ajută organizațiile să se îmbunătățească oferindu-le informațiile de care au nevoie pentru a identifica în mod eficient nivelele ridicate de performanță și procesele afacerilor care le potențează.”

Și The Global Benchmarking Network detaliază acest lucru:

„Benchmarking-ul este un proces de descoperire strategică neîncetat. Este o căutare pentru identificarea, înțelegerea, adaptarea și implementarea soluțiilor care conduc o întreprindere spre performanțe mult superioare, care se bazează pe cele mai bune practici. Principala valoare adăugată de la benchmarking comparativ cu alte instrumente de îmbunătățire este să înveți CUM să îți îmbunătățești compania din experiențele celorlalți. „

Pentru a obține acest rezultat valoros din benchmarking, câteva elemente de bază sunt importante în modul în care se realizează.

Pentru a fi serioși în ceea ce privește utilizarea benchmarking-ului pentru a îmbunătăți performanța companiilor, trebuie să fim serioși în ceea ce privește realizarea ei într-un mod corect. Există câteva elemente de bază care ar trebui să figureze pe lista de verificare a fiecărei echipe de comparare:

Trebuie ales în mod deliberat ce proces sau funcție de afaceri va fi ținta principală. De exemplu, acestea ar putea fi aliniate pentru a realiza unui obiectiv strategic.
Este necesar că procesul sau funcția aleasă a determinat obiective clare și măsurabile pentru îmbunătățirea performanței și a proiectat măsuri semnificative pentru aceste obiective.
Trebuie aleși parteneri de benchmarking de la care se poate învăța, nu doar o bază de date cu valori de benchmark cu care să se realizeze comparații.
Modul în care sunt calculați KPI-urile trebuie să fie înțeles foarte bine, astfel încât comparațiile să poată fi valabile sau cel puțin să poată fi interpretate în context.

Benchmarking-ul poate fi realizat și intern, comparând unitățile de afaceri din organizația dvs. Dar principiul de bază este că toată lumea folosește aceste măsurări pentru a învăța cum se realizează cele mai bune practici, nu doar care este nivelul de referință al celor mai bune practici.

Analiza comparativă este o abordare colaborativă, transfrontalieră, pentru îmbunătățirea performanței. Dar nu este singura cale.

Deoarece evaluarea comparativă depinde de colaborarea cu alte companii, este posibil să nu fie abordarea potrivită pentru anumite companii. Alte abordări mai introspective de îmbunătățire a performanței ar putea funcționa mai bine, astfel:

Cercetați nevoile, așteptările și experiențele clienților și folosiți-le pentru a alege măsuri, ținte și domenii de afaceri care urmează a fi îmbunătățite.
Adoptați o abordare continuă de îmbunătățire incrementală pentru a apropia o măsură a performanței de obiectivul său, un proiect de îmbunătățire la un moment dat: Lean, Agile, Sprints sau o analiză și redimensionare a proceselor de modă veche.
Fiți la curent cu standarde sau cerințe tehnice sau de reglementare pentru industria,procesul sau funcția dvs. și stabiliți-le ca obiective pentru măsurile aferente. Stabiliți obiective intermediare dacă aceste standarde se simt prea complicate pentru început.

Benchmarking-ul are o funcție importantă, decenii după ce a fost introdus în lume. Trebuie doar să ne amintim că nu este un instrument pentru comparații numerice; este un instrument pentru învățarea modalităților de îmbunătățire a performanței companiilor.

Articol preluat și adaptat după measureupblog.com.