13 + 1 motive pentru care este bine să îți pui întâi un BI peste ERP-ul vechi

Ideile pe scurt din acest articol

De cele mai multe ori, când ajungem să discutăm cu un beneficiar, acesta are o serie de nevoi nesatisfăcute de  ERP-ul aflat in exploatare. Ca atare, în situațiile mai dramatice este în vizor chiar  o potențială viitoare schimbare de ERP într-un orizont de timp relativ scurt.

Implicit, apar o serie de întrebări legitime ale beneficiarului:

A. De ce să mai plătesc o implementare de BI peste vechiul ERP, dacă tot îl voi schimba cât de curând cu unul nou ?!?

B. În plus, poate nici nu voi mai avea nevoie, de fapt, de un BI, pentru că noul ERP poate are un sistem de raportare mult mai bun !?

În acest articol, am adunat din experiența noastră reală de peste 16 ani în BI la QQinfo și alți peste 10 ani în exploatarea, implementarea și recepționarea de ERP-uri și alte sisteme informaționale de business, câteva argumente pentru care răspunsurile la întrebările de mai sus nu numai că există, dar se constituie într-o bază solidă de referință în luarea unei eventuale decizii.

Notă: Tot ce am prezentat în acest articol, despre migrarea la un nou ERP, este valabil și pentru migrarea la un nou: CRM/ SCM/ SFA/ WMS/ etc.

 PS: Nu este o „poveste bazată pe fapte adevărate”, ci o experiență bazată pe ZECI (uneori chiar și sute) de SITUAȚII ADEVĂRATE !

Adăugarea BI-ului poate să elimine nevoia de schimbare a ERP-ului ! 😮

O mare parte dintre cei care decid schimbarea ERP-ului  au ca argument important, dacă nu chiar principal, calitatea scăzută a raportării din vechiul ERP.

Nu excludem persistența nevoii de schimbare a ERP-ului după un deployment de BI, dar considerăm ca plusvaloarea adusă de schimbarea ERP-ului este, de multe ori, mult mai mică decât cea inițial estimată, în timp ce efortul organizațional depus pentru adoptarea noului ERP este de multe or subevaluat.

Să nu uităm ca mai există și riscul eșuării implementării ERP-ului (parțiale sau chiar totale !), despre care niciun provider de ERP nu vorbește, deși, fiecare are propriile istorii de acest gen.

Așadar, dacă întâi îți implementezi BI-ul peste vechiul ERP, s-ar putea să constați că nu mai ai nevoie de un nou ERP, mai ales dacă toate (sau aproape toate) problemele sunt, de fapt, de raportare. Și chiar dacă nu sunt toate de raportare, și este necesară și o restructurare a colectării datelor în ERP, putem (e drept, între anumite limite) să vă asistăm și să vă îndrumăm cum să vă reorganizați fluxurile în ERP-ul existent, folosind, poate, unelte de colectare a datelor adiționale focalizate pe soluționarea acestor probleme, pentru a ocoli schimbarea ERP-ului.

Să presupunem că, totuși,  nevoia de schimbare a ERP-ului rămâne în picioare, pentru că nivelul de detaliere a datelor și de modelare a proceselor pe care îl necesită business-ul în acest moment, nu mai poate fi așezat în niciun fel peste capabilitățile vechiului ERP, chiar cu ”steroizii” adăugați de sisteme paralele de clasificare și BI-ul adăugat peste vechiul ERP.

Identificarea nevoilor de structurare a datelor încă nesatisfăcute pregătește mai bine noul ERP.

De cele mai multe ori, perioada de analiză la implementarea unui ERP nou NU scoate la lumină toate detaliile de granularitate și structură a datelor necesare pentru extragerea analizelor manageriale relevante în suportul decizional al companiei beneficiar.

Pentru  consultanții de ERP, focusul atenției este pe simplificarea proceselor de înregistrare și salvare a datelor. Pentru ei, rapoartele sunt de multe ori luate în considerare doar la finalul implementării (ca un rău necesar, din perspectiva lor). Și, dacă abia la finalul implementării se identifică niște probleme de tipul lipsei de detalii, sau legături pentru a genera anumite rapoarte, rezultatul final devine doar un nou ERP nesatisfăcător sau o întârziere majoră și costuri suplimentare.

O raportare în timp integrată, cu date aliniate din ERP-ul vechi și nou.

La schimbarea ERP-ului, nici un implmentator NU VA IMPORTA ÎN NOUL ERP DATELE ISTORICE din cel vechi, ci doar soldurile și stocurile la momentul migrării.
Ca atare, sistemul de raportare oferit de ERP-ul nou, chiar dacă este spectaculos (deși, de obicei, nu prea este), nu va putea să includă în rapoarte informații comparative între datele din perioada anterioară (conținute în ERP-ul vechi) și datele curente (conținute în ERP-ul nou).

Și chiar dacă există un sistem BI integrat în ERP-ul nou, acesta, de obicei, nu poate și nu are voie contractual să se lege la date externe, așadar, tot acolo ajungem.

Având BI-ul deja pus peste vechiul ERP, folosind aceeași interfață, deja familiară, analizele oferă continuitate absolută (în limita alinierilor de date avute în vedere, de la  punctul 4 de mai jos).

Alinierea nomenclatoarelor și faptelor la migrare. Plus inspectarea calității definirii echivalențelor de reclasificare.

De cele mai multe ori, odată cu decizia de schimbare a ERP-ului, apare ca absolut necesară o restructurare a nomenclatoarelor de articole și categorisirea lor, de clienți, de locații, etc.
Uneori, inclusiv tipologiile de înregistrare a diferitelor tipuri de tranzacții este semnificativ altertată la schimbarea ERP-ului.

Ca atare, este necesară atât definirea alinierilor, cât și monitorizarea calității acestor definiții de aliniere. Uneltele de BI moderne, prin viteza de conectare și procesare, prin ușurința de navigare, pot ajuta:

  • atât la înțelegerea structurii existente de clasificări și tratamente,
  • cât și la explorarea rezultatului procesului de definire a echivalențelor,
  • cât mai ales la o identificare rapidă a unor situații nedorite. Odată identificată cel puțin o astfel de situație, se pot defini imediat o serie de „câini de pază” (watchdogs), care să semnalizeze TOATE DEVIERILE de același fel ȘI PREZENTE ȘI VIITOARE (inclusiv extrapolări multiple de situații similare !).
    Acest punct este esențial și ulterior, în contextul raportării în timp, integrate între cele 2 ERP-uri (vezi punctul 3).

Data Quality Checking în vechiul ERP cu BI-ul.

Dacă sistemele de raportare puse peste vechiul ERP sunt extrem de limitate, este foarte probabil ca în vechiul sistem să existe o serie de probleme de calitate a datelor, ce încă nu au fost identificate, de exemplu:

  • în clasificarea entităților (cel puțin supra și subclasificări, de multe ori conectate și duplicate false);
  • în tratarea anumitor procese (în special cele mai rare);
  • calități imposibile sau conflictuale asociate unor entități (de exemplu date de tranzacție în anii 2200, sau date de expirare pe vremea dacilor, sunt mai frecvente decât ne-am așteptat).

Aceste probleme ascunse pot da dureri de cap suplimentare, atât în momentul implementării sau migrării datelor, dar și în cel al validării migrărilor. Unele situații neidentificate pot face ca problemele să rămână persistente și în noi înregistrări ale noului ERP.

Un sistem BI de ultimă generație aduce nativ o ușurință în procesare și, mai ales, în explorarea datelor de neegalat.

Niciun sistem de raportare, integrat într-un ERP, nu poate oferi capabilitățile unui sistem BI, care a fost creat nativ pentru analitice vizuale și interactive și pentru procesări masive de date. Majoritatea motoarelor de raportare din ERP sunt exclusiv tabelare, nu includ și opțiuni de vizualizare grafică, intuitivă și interactivă (vezi exercițiul lui Stephen Few de comparație tabel versus grafic, pentru a înțelege diferența), și ca atare nu pot satisface, de obicei, nici măcar setul primar de cerințe de raportare pe care un client le cere în viața reală. Noi, încă nu am întâlnit un ERP care să nu necesite exportarea rapoartelor din ERP în Excel (sau alt spreadsheet) și apoi un proces de postprocesare manuală suplimentară, dureros de greu și riscant totodată.

În plus, Opțiunea de a compara „orice cu orice”, pe care unele unelte de BI o pot oferi, este practic imposibil de realizat în motoarele de raportare ERP sau în BI-urile de școală veche.

Eliminarea „perspectivei de tunel” pe care o oferă engine-urile clasice de raportare managerială.

Un alt diferențiator al sistemelor BI moderne este determinat de paradigma de navigare complet opusă, oferită de BI față de raportarea clasică:

  • în BI, odată aleasă aria de interes, poți începe explorarea datelor în orice direcție (de sus în jos, de la un caz particular la cel general, pe sărite, etc.);
  • în motoarele de raportare ale ERP-urilor (și chiar în unele BI-uri, mai de școală veche), e necesar să definești exact raportul și contextul complet de analiză, pentru a obține informații relevante. Schimbarea contextului presupune de multe ori redefinirea setului de filtre, iar schimbarea granularității de agregare sau adăugarea unor coloane suplimentare de detalii, schimbarea cu totul a raportului și apoi refiltrarea.

BI-ul modern are inclusiv capabilități de a evidenția și analiza imediat, calitativ, și chiar cantitativ, ceea ce este exclus din selecție și de a ajunge chiar imediat în zona respectivă, dacă se arată un interes în acest sens. Conceptele de „Select Excluded” și „The Power of Gray” sunt 2 exemplificări ale acestei idei.

În același timp, un sistem BI, cu opțiunile de transformare dinamică alternativă, pe care le oferă, crește semnificativ șansele de a oferi, chiar înainte de a fi cerute, opțiuni de analiza alternative. Mai multe detalii puteți găsi în acest articol de pe blogul nostru: QQinfo multiplică puterea Qlik la dimensiuni cosmice.

Consultanții de BI aduc plusvaloare, focalizându-se pe suportul decizional și pregătirea datelor în acest scop, nu pe colectarea datelor și asigurarea consistenței colectării datelor.

În plus, consultanții de ERP nu au gândirea structurată pe procesarea de date în masă (operațiuni cu matrici de date), ci pe tranzacții individuale și procese de colectare a datelor. Consultanții de BI sunt obligați să aibă abilitatea de a procesa matrici de date (tabele) și o gândire orientată către ergonomia navigării și explorării în date masive.

Ca atare post procesările de date oferite de consultanții de BI sunt mult mai avansate și mai ergonomice simultan.

Nu se plătește dublu pentru 2 implementări de BI în loc de 1 singură, direct pe noul ERP.

Este adevărat că există o suprapunere parțială de efort atunci când, după implementarea BI-ului peste primul ERP, are loc schimbarea ERP-ului și se dorește reimplementarea BI-ului peste noul ERP.

Dar, trebuie avut în vedere că acest efort suplimentar ar trebui să fie mai mic de jumătate din efortul inițial, pentru că nevoile de business nu s-au schimbat semnificativ la schimbarea ERP-ului și, implicit:

  • nici interfața de BI nu va suferi schimbări majore,
  • nici structura de date finală din BI nu ar trebui să se schimbe major.

Implicit, grosul efortului la implementarea BI-ului peste noul ERP va rămâne focalizat doar către:

  • citirea datelor din noul ERP (și cum consultanții de ERP sunt prin preajmă, procesul ar trebui să fie relativ facil)
  • alinierea datelor și structurilor de date între cele 2 ERP-uri în vederea integrării celor 2 seturi de date.

Accelerezi cu noul ERP, și panoul de bord ESTE FUNCȚIONAL !

De cele mai multe ori, proiectele de implementare a unui ERP ajung în momente delicate spre finalul procesului, accentul în aceste ultime zile punându-se pe consolidarea și stabilizarea proceselor de introducere și contare a datelor. Simultan, procesele de finalizare și validare a rapoartelor (care sunt de obicei planificate pentru această perioadă de final de implementare ERP) sunt neglijate.

Rezultatul obținut: chiar dacă ERP-ul este 100% funcțional, sistemul de raportare este maxim 30% funcțional la darea în funcțiune a noului ERP.

Dacă facem analogia dintre manageri și șoferi sau piloți, am schimbat transmisia vehiculului, dar în panoul de bord nu se vede aproape nimic, sau, și mai rău, se văd informații puternic eronate.

BI este oglinda magică a implementării, migrării și adoptării noului ERP.

Echipa BI este cel mai bun inspector de calitate pentru o implementare de ERP.

Există situații în care consultantul de ERP poate fi tentat să ascundă ”sub preș” anumite aspecte de calitate mai scăzută a implementării ERP-ului, iar beneficiarul poate fi relativ neexperimentat în implementarea și migrarea la un nou ERP, așa că nu știe la ce să se aștepte și unde să caute hibele ascunse. Existența unui terț, care are și uneltele și experiența necesară în auditarea calității implementării, este de o valoare semnificativă, protejând nu doar investiția în ERP, ci și eficiența proceselor susținute de ERP în exploatare, în anii următori implementării ERP-ului.

Verificarea corectitudinii migrării.

Principiul GIGO (în ambele sale variante, Garbage In => Garbage Out, dar și Gold In => Gold Out) este cât se poate de relevant în procesul migrării datelor între cele 2 ERP-uri, și un păzitor al calității acestor procese de migrarea a datelor crește semnificativ șansele unei implementări de ERP de succes.

Degeaba ai cel mai bun și mai bine implementat nou ERP, dacă acesta nu este adoptat de organizația beneficiar.

Procesul de adopție de către organizație a unui nou ERP necesită o monitorizare atentă, altfel pot apărea o serie de capcane majore și din această perspectivă.

Indiferent dacă vorbim despre monitorizarea respectării timingului de completare a anumitor date în noul ERP, despre calitatea datelor introduse în ERP, despre corectitudinea, completitudinea sau  promptitudinea unor procese automate, sau despre orice alt element relevant, BI-ul deja existent din timpul implementării și migrării permite o intervenție rapidă și agilă.

Dezvoltarea unor analitice specifice monitorizării procesului de adopție poate aduce alerte timpurii referitoare la deviația adopției de la cursul dorit.

Mai mult, chiar și anumite analize ad-hoc, făcute rapid, ulterior unor semnale de alarmă venite din alte surse, pot fi un factor major de schimbare în reușita implementării și adoptării noului sistem (ERP sau orice altceva).

Migrarea datelor între ERP-uri poate fi riscantă și greoaie. Un extractor rapid de date din vechiul ERP e un ajutor major.

Când există un BI deja conectat la ERP-ul vechi, o mare parte dintre procesele de extragere a datelor necesare la migrarea în noul ERP sunt semnificativ ușurate, dacă nu cumva gata făcute.

Suport pentru schimbarea etapizată a ERP-ului.

În situația în care migrarea ERP-ului necesită modificări în multe procese/ locații, este posibilă ca un scenariu de schimbare a ERP-ului etapizat, să devină singura, sau cea mai bună opțiune. În astfel de situații este nevoie de un middleware (o placă turnantă de schimb de date), care să permită temporar funcționarea integrată a ambelor ERP-uri simultan, fiecare acoperind părți din funcționalitatea generală. Soluțiile moderne de BI, oferind și unelte de integrare a datelor, pot fi exact veriga lipsă necesară în integrarea temporară, iar preexistența implementării BI-ului pe vechiul ERP ne va scuti de o bună parte din acest efort. În plus, aproape tot efortul de conectare la date, făcut în această perioadă este scăzut sau înlocuit de efortul de implementare a BI-ului, peste noul și vechiul ERP respectiv.

Indiferent cât de rapid, inovativ, interactiv sau performant este un sistem de analiză managerial, punctul de plecare în construcția unui set de analize trebuie să fie CORECTITUDINEA INFORMAȚIILOR FURNIZATE !

QQinfo a diversificat semnificativ paleta de unelte cu care se pot verifica atât calitatea, cât și integritatea rapoartelor:

  • Listare detaliată filtrabilă pentru inspectare
  • Adjustments auditor
  • Data Quality Checks
  • QQvalidator
  • Process Quality Overview & Checks
  • Alignment Checks (multi ERP)
  • Config & Formula Change Auditor

Pentru mai multe detalii, vizitați pagina: QQtrust.

Glosar

  • ERP = Enterprise Resource Planning
  • BI = Business Intelligence
  • CRM = Customer Relationship Management
  • SFA = Sales Force Automation
  • WMS = Warehouse Management System
  • SCM = Supply Chain Management

Pentru soluții QQinfo, vizitați pagina QQsolutions.

Pentru informații despre Qlik, vizitați pagina qlik.com.