Noile reglementări ANAF referitoare la raportarea SAF-T vor afecta, mai devreme, sau mai târziu, cu sau fără amânări ulterioare, toate companiile din România, indiferent de mărime și sistem informatic folosit.
Qsaft™ aduce o soluție unică, reconfigurabilă rapid, atât pentru situațiile de schimbare a cerințelor de raportare cât și în cazul modificării sau schimbării ERP-ului sursă, sau chiar al schimbării tratamentului de procesare a datelor.
În plus, Qsaft™ oferă rapoarte dinamice inteligibile, referitoare la statusul și istoricul transmiterii raportărilor, sau a volumului de date implicat.
Pentru companiile ce au de raportat volume foarte mari de date, Qsaft™ gestionează simplu și eficient, inclusiv transmiterea partiționată, în tranșe, a rapoartelor.
Modulele Qsaft™
Am pregătit mai multe module Qsaft™, care abordează diverse probleme legate de procesul de raportare SAF-T:
- Qsaft.basic™ = Aplicație Qlik™ configurabilă, care convertește direct citirea și datele din ERP și/sau alte surse în XML(e) solicitate de SAF-T.
- Qsaft.auto™ = Aplicație de automatizare pentru finalizarea confirmată a raportării SAF-T la ANAF.
- Qsaft.monitor™ = Aplicația Qlik™ pentru monitorizare a procesului de raportare (curentă și istorică) în ceea ce privește confirmarea, sincronizarea, performanța, testele intermediare eșuate și volumele de date incluse în raportarea SAF-T.
- Qsaft.trust™ = Aplicație Qlik™ pentru a oferi mai multă încredere echipei de raportare că raportul generat este 100% corect și complet:
- verificări încrucișate între datele XML generate și datele de plecare (din ERP);
- verificări încrucișate între datele financiare și cele comerciale;
- sub-sau supracartare pe dicționarele SAF-T;
- verificarea câmpurilor obligatorii să fie 100% populate;
- verificarea încrucișată a rapoartelor SAF-T cu alte rapoarte fiscale (D394/ etc.);
- verificarea coerenței istorice a rapoartelor SAF-T (soldul de închidere al ultimei perioade este încă egal cu soldul de deschidere al acestei perioade!?).
Qsaft.basic™
- Sub-modulele incluse în Qsaft.basic™:
- Interfața de consolă Qsaft.basic™ inclusă în aplicația Qlik™* care controlează toate procesele necesare;
- Configurator pentru citirea datelor ERP (SIRQ) și script-urilor Qlik™ pentru a executa procesarea SIRQ;
- Configurator pentru conversia DB în XML și scripturi Qlik™ pentru a executa conversia (maparea câmpurilor ERP la structura ierarhică a datelor SAFT.XML.);
- Config SAF-T Dictionaries Mapping și scripturi Qlik™ pentru a executa traducerea:
- Spațiu pentru maparea conversiei unor nomenclatoare ERP în echivalente necesare SAF-T (țări și județe, valute, unități de măsură, tipuri și coduri de impozitare, etc.);
- Spațiu pentru configurarea mapării articolelor la codurile vamale SAF-T;
- Spațiu de configurare pentru maparea conturilor analitice de la ERP la conturile analitice SAF-T;
În plus, dacă se consideră necesar, avem câteva sub-module și funcții gata făcute pe care le recomandăm (mai ales dacă aceste probleme NU sunt deja rezolvate în ERP!):
- Opțiune de procesare/monitorizare multi-companie și multi-stație de lucru;
- Opțiunea de a segmenta rapoartele SAF-T în mai multe fișiere XML pentru a îndeplini limitele maxime de fișiere acceptate de ANAF;
- Opțiune de citire a datelor ERP de partiționare sau incrementală (pentru companiile cu volume excesiv de mari de date de raportat și/sau sisteme ERP cu performanțe insuficiente;
Notă: Motorul DB2XML are o gamă largă de opțiuni de tip de sursă , dar dacă în urma analizei specifice identificăm un ID de preprocesare mai complex necesar, am inclus și motorul SIRQ plus fișierele de configurare aferente, pentru a preprocesa datele ERP înainte de a aplica cartografierea câmpului ERP-SAFT într-un mod documentat și care poate fi urmăit.
- Data Quality Engine pentru alertarea situațiilor prezente și viitoare în care au apărut noi entități în ERP care nu au mapare la toată nomenclatura SAF-T relevantă (dacă a fost achiziționat modulul Qsaft.trust™);
* Folosind oricare dintre versiunile de mai jos:
Qlik Sense™ Enterprise Server Client Managed (On Prem)
sau Qlik Sense™ Enterprise Server SaaS (In Qlik™ Cloud)
sau QlikView™ Server (On Prem)
Avantaje și diferențiatori Qsaft.basic™
Față de soluțiile oferite de marile case de consultanță financiară, Qsaft.basic™ elimină straturile intermediare de procesare a datelor în platforme incomplet aliniate (Excel, Data Warehouse), oferind:
- simplitate în operare (mai puține sau chiar mult mai puține operațiuni manuale de făcut);
- robustețe în operare (soluția cu fișiere Excel intermediare generează riscuri de alterare a datelor sau de omisiune a unor părți componente);
- viteză de procesare a datelor (susținută de tehnologica asociativă in-memory de la Qlik™, lider mondial);
- costuri dramatic mai mici de inițializare, operare și mentenanță;
- instalare opțională in-cloud sau on-premise;
- licențiere Qlik™ anuală inclusă, care poate fi folosită și în alte scopuri, pentru analize manageriale (vezi Qsaft.ultra™ și QQsolutions).
- simplitate în operare (interfață intuitivă);
- viteză de procesare a datelor (susținută de tehnologica asociativă in-memory de la Qlik™, lider mondial);
- instalare opțională in-cloud sau on-premise;
- licențiere Qlik™ anuală inclusă, care poate fi folosită și în alte scopuri, pentru diverse analize manageriale.
Surse de date posibile
Qsaft.basic™ permite conectarea la orice sursă de date imaginabilă, dincolo de soluțiile uzuale pentru acest tip de scenariu, (cunoscute sub prescurtarea ERP):
- surse de date SQL de tip data warehouse (Oracle, Microsoft SQL, Postgress SQL, My SQL, chiar și No SQL);
- tabele cu date exportate în orice format structurat de date (CSV / XLS / XLSX / QVD / Tab delimited/ Fixed Width/ XML/ etc.);
- integrare API;
- fișiere structurate (XLSX / CSV / XML / JSON /etc.) exportate manual din platforme
(unde putem ajuta și cu automatizarea descărcărilor cu frecvență și cu naming consistente.
Oferim opțiunea de a vă conecta la orice ERP (atât pentru cele deja cunoscute, cât și pentru cele nou întâlnite).
ERP-uri la care ne-am conectat în ultimii 16 ani:
ERP-uri internaționale
- SAP (R3 / S4 Hana / Business One)
- Microsoft AX / NAV
- Exact Software
- Scala
- Oracle Apps
- SoftOne
- Atlantis ERP
- etc.
ERP-uri românești
- BOCP
- Charisma ERP by Total Soft
- Ciel
- Pluriva ERP
- SAGA
- Senior Software
- Transart BORG (& NeoMananger)
- WinMentor (incl Enterprise)
- etc.
Sisteme de facturare online (românești)
- Smarbill
- Oblio
- FGO
Qsaft.trust™
Qsaft.trust™ oferă analitice vizuale Qlik™ peste meta-datele colectate de Qsaft.auto™ și/ sau Qsaft.basic™, pentru a răspunde la întrebări despre:
- prin recitirea datelor XML și compararea lor cu datele originale (din ERP) se poate verifica în multiple feluri, dar complet automat o data definite logicile de validare, dacă informația conținută în XML este corectă și completă
=> date XML sunt identice cu date originale ERP !? ; - verificarea consistenței datelor din ERP din punct de vedere al alinierii valorice dintre date financiare (din note contabile) și cele de gestiune (din documente);
- identificarea situațiilor în care maparea pe nomenclatoarele SAF-T are probleme (mapări lipsă sau prea multe);
- în plus pot fi adăugate și reguli de validare față de datele XML raportate pentru perioada anterioară
=> sold inițial nou a rămas egal cu sold final vechi !?
Interfața Qsaft.trust™
Qsaft.auto™
Sub-modulele incluse în Qsaft.auto™ oferă:
- verificarea și atașarea la Decl200.PDF a XML-urilor (folosind aplicația Soft-J publicată de ANAF);
- încărcarea în portalul ANAF a Decl 200, preluarea indexurilor;
- verificarea în portalul ANAF a evaluării procesării Decl. 200, pe indexurile relevante.
De remarcat că aplicația Qsaft.auto™ nu are nevoie de Qsaft.basic™, putând fi folosit și pentru XML-uri generate de alte soluții SAF-T din piață.
Adoptarea Qsaft.auto™ poate părea nenecesară la prima vedere, având în vedere că procesul similar cu depunerea altor declarații online la ANAF…
… dar diavolul este ascuns în detalii: obligativitatea trimiterii unui set de date extrem de detaliat intră în conflict destul de repede cu limitările impuse de ANAF în ceea ce privește mărimea fișierelor trimise.
Asta în special pentru companiile care înregistrează numere mari de tranzacții lunare.
Ca atare, întregul proces enumerat în debutul paragrafului va fi efectuat de companii, în fiecare lună, de mai multe ori (… sau zeci … sau sute de ori…) la fiecare trimitere.
Procesul va fi, de asemenea, repetat pentru fiecare companie din grup dar și pentru fiecare punct de lucru cu cod fiscal diferit. Așadar, numărul de pachete de operațiuni de efectuat va crește curând la ordinul sutelor sau miilor de iterații !
Iar dacă ANAF nu confirmă corectitudinea trimiterii, întregul proces va trebui reluat de la capăt, pentru întregul pachet de rapoarte XML, (inclusiv revalidarea și re-atașarea la PDF!). Asta după corectarea (probabil prin regenerare) a XML-ului(urilor).
Tradus în termeni concreți, fără Qsaft.auto™ va fi nevoie de personal suplimentar de calitate, cu nivel ridicat de responsabilitate, greu de găsit, pregătit și costisitor de remunerat !
Qsaft.monitor™
Qsaft.monitor™ oferă analitice vizuale Qlik™ peste meta-datele colectate de Qsaft.auto™ și/ sau Qsaft.basic™, pentru a răspunde la întrebări despre:
- timingul și confirmările încărcărilor declarațiilor în portalul ANAF
(inclusiv evoluția în timp!); - timingul și rezultatele verificărilor cu Soft-J
(inclusiv evoluția în timp!); - timingul întregului proces de raportare
(inclusiv evoluția în timp!); - cantitățile de date procesate (ca număr de înregistrări și mărime a fișierelor)
(inclusiv evoluția în timp!).
Qsaft.monitor™ are nevoie de Qsaft.basic™ și/ sau Qsaft.auto™, ca să fie relevant.
Adoptarea Qsaft.monitor™ poate părea nenecesară la prima vedere…
… dar diavolul este ascuns în detalii: în special în primele luni identificarea proceselor, a erorilor, a volumelor de date implicate, poate ajuta la o mai bună planificare și la evitarea raportării cu întârziere din cauza unei insuficiente planificări a proceselor și resurselor de raportare sau a apariției unor situații neașteptate în procesul de raportare SAF-T.
Arhitectură
Qsaft™ rulează pe o stație de lucru de raportare și un server de monitorizare, pentru a oferi funcționalități independente echipei de raportare și managementului.
Serverul poate fi fie în Qlik™ cloud (găzduit de Amazon), fie în LAN local / cloud privat (server Windows este necesar în al doilea caz).
În cazul în care Qsaft.auto™ este inclus în proiect, se deschide zona gri din diagrama de mai jos.
(Submodulul final Qsaft.trust™ care lipsește din diagrama de mai sus (ERP vs XML) poate fi încă folosit în acest caz. Tocmai am ascuns modulul în a doua diagramă pentru reprezentare simplificată).
Qsaft.ultra™
Qsaft.ultra™ oferă de fapt acces la o mare parte a soluțiilor de analiză QQsolutions la o fracțiune din costul lor obișnuit, deoarece odată implementat Qsaft.basic™ peste un ERP, am citit deja în mediul Qlik™ un număr semnificativ de tabele ERP relevante. Acest lucru ne permite să oferim mai rapid și mai ieftin valoare ridicată pentru management prin module vizuale complexe pe care le avem și pe care le putem îmbunătăți/crea în funcție de nevoi specifice, în toate domeniile (vânzări/ marketing/ achiziție/ inventar/ financiar/ trezorerie/ etc.).
Vă recomandăm să luați în considerare Qsaft.ultra™ numai dacă cerințele SAF-T sunt toate aplicabile.
QQtools™ Suplimentare
QQpartitioning™ este unul dintre instrumentele QQtools de procesare pe care le-am construit deja, care abordează provocările ce ar putea apărea atunci când seturile mari de date sunt citite din ERP, generând o sarcină de procesare prea mare, provocând supraîncărcări, întârzieri sau chiar înghețând temporar ERP-ul din colectarea de date suplimentare prin procedurile sale operaționale și financiare obișnuite.
Abordarea noastră ne permite să definim modalități de a împărți seturile de date pe care trebuie să le citim din ERP în seturi de date mai mici pe care le încărcăm separat (cu o pauză configurabilă între ele, care permite ERP-ului să aibă suficient timp și resurse pentru a-și îndeplini și sarcinile obișnuite). Aceste seturi de date mai mici sunt reasamblate după ce sunt introduse în mediul Qlik™ & Qsaft™ .
QQadjustments™ oferă o zonă independentă de ERP în care să se definească corecțiile (și/ sau ștergerile și/ sau completările) înregistrărilor citite din ERP, înainte de a genera XML-ul, în cazul în care nu are sens să se mai modifice înregistrările ERP originale.
Instrumentul permite, de asemenea, urmărirea completă a valorilor modificate, vizualizând imediat în interfață toate cele trei perspective:
- valorile originale
- modificarea valorilor
- rezultate finale
În acest fel, ajustările aplicate sunt ușor de urmărit și impactul lor de evaluat, pentru coerență și transparență maximă.
Pentru soluții QQinfo, accesați pagina: QQsolutions.
Pentru informații despre Qlik™, accesați acest site: qlik.com.
Dacă doriți produsul Qsaft™, sau aveți nevoie de mai multe informații, vă rugăm să completați formularul de aici.
Pentru a fi în contact cu ultimele noutăți în domeniu, soluții inedite explicate, dar și cu perspectivele noastre personale în ceea ce privește lumea managementului, a datelor și a analiticelor, vă recomandăm QQblog-ul !