6 pași cheie pentru a dezvolta o strategie de guvernare a datelor
Guvernarea datelor nu ar trebui să fie construită în jurul tehnologiei, ci invers. Infrastructura existentă, suportul executiv, cunoașterea datelor, valorile și instrumentele adecvate sunt esențiale.
La un moment dat, guvernarea datelor a fost de obicei preocuparea managerilor IT, a administratorilor de baze de date și a altor profesioniști în gestionarea datelor. Acest scenariu s-a schimbat dramatic.
O combinație de scurgeri grave de date care provoacă prejudicii reputației marilor corporații, un protest public cu privire la necesitatea unei protecții mai bune a confidențialității datelor și un răspuns puternic din partea autorităților de reglementare guvernamentale din Europa și S.U.A. au contribuit la plasarea guvernanței datelor pe agenda directorilor.
De ce aveți nevoie de o strategie de guvernare a datelor
Nu vă înșelați, o strategie de guvernare a datelor este imperativă. Neguvernate, volumele din ce în ce mai mari de date colectate și utilizate în scopuri din ce în ce mai multe în operațiunile de afaceri moderne pot crea o ”mlaștină” juridică, tehnică sau reputațională. Cu o bună guvernare, datele întreprinderii pot fi mai consistente chiar și peste granițele diviziei, mai accesibile și mai ușor de utilizat, permițând decizii de afaceri mai bine informate.
Politicile de guvernare a datelor nu limitează inovația. Dimpotrivă. Prin crearea unei baze de date mai fiabile și prin reducerea riscului de utilizare abuzivă a datelor, buna guvernare permite noilor idei să înflorească.
Poate fi tentant pentru liderii IT și directorii de afaceri să achiziționeze o strategie de guvernare prin contractarea unui furnizor de consultanță sau software care promite un set mai mult sau mai puțin pachet de politici și instrumente. Dar această abordare poate fi perturbatoare și contraproductivă. Procesele de guvernanță existente se pot întrerupe atunci când este introdusă o nouă strategie, iar utilizatorii finali ocupați o vor ignora adesea în graba de a-și termina munca.
Pe fondul amenințărilor cibernetice mai sofisticate și al reglementărilor în creștere, fiecare întreprindere centrată pe date are nevoie de o strategie de guvernare a datelor care să reducă riscurile și să promoveze obiectivele corporative.
Cea mai bună strategie de guvernare a datelor este dezvoltată organic intern pentru a se armoniza cu operațiunile de afaceri. Mai jos sunt șase pași nedramatici, dar complet practici pentru a dezvolta o strategie eficientă de guvernare a datelor.
1. Documentați unde vă aflați acum cu guvernanța datelor
Pentru multe companii, să înceapă cu guvernarea datelor poate fi un pas mare, împovărător, care necesită un buget. Dar adevărul simplu este că, probabil, compania dumneavoastră realizează deja un anumit nivel de guvernare a datelor care poate fi dezvoltat într-o strategie.
Este posibil ca guvernarea datelor să nu fi fost încă documentată ca o politică, dar există deja oameni care să gestioneze datele corporative, inclusiv un administrator de baze de date care stabilește permisiunile de acces, personalul IT care face backup și restaurează cu sârguință datele și un manager de rețea care verifică dacă instrumentele de business intelligence sunt licențiate corespunzător.
De acolo, ar trebui creat un director al activelor de date ale companiei și o listă a celor care exercită orice responsabilități pentru acele date și rapoartele lor directe. Și nu fii surprins dacă se dezvăluie unele neglijențe și lacune în acoperire care să dezvăluie, dacă nu șocante, care necesită o atenție rapidă.
Această abordare informală poate reflecta realitatea dezordonată a proceselor actuale de guvernare ale companiei dvs., dar rezultatul va fi un catalog simplificat de active, roluri și responsabilități. Odată finalizat, este timpul să devină mai strategic.
2. Asigură o sponsorizare executivă pentru un program de guvernare
O mare parte din munca zilnică de guvernare a datelor are loc aproape de datele în sine. Sarcinile care apar din strategia de guvernare vor fi adesea în mâinile inginerilor, dezvoltatorilor și administratorilor. Dar, în prea multe organizații, aceste roluri funcționează în silozuri separate de granițe departamentale sau tehnice. Pentru a dezvolta și aplica o strategie de guvernare care poate funcționa în mod constant peste granițe, este necesară o influență de sus în jos.
Cum poți câștiga sprijin executiv pentru o inițiativă care poate să nu arate un avantaj clar pentru rezultatul final? O metodă, de obicei aleasă implicit, este de a promova frica, incertitudinea și îndoiala. Poveștile de groază despre amenzi pentru încălcarea legii GDPR a UE privind confidențialitatea și protecția datelor ar putea ține liderii de afaceri treji noaptea. Această abordare drastică poate genera unele interoffice memos sau chiar debloca unele constrângeri bugetare, dar aceasta ar fi o reacție defensivă și ar putea crea resentimente în rândul părților interesate, ceea ce nu este o modalitate de a asigura o bună guvernare a datelor pe termen lung.
În schimb, încercați această abordare incrementală, care ar trebui să fie mult mai atractivă pentru directori: „Guvernarea datelor este ceva pe care îl facem deja, dar este în mare parte informală și trebuie să punem un anumit proces în jurul ei. Făcând acest lucru, vom îndeplini cerințele de reglementare, dar vom fi, de asemenea, o organizație mai funcțională și mai rezistentă.”
Acceptarea executivului este esențială, deoarece guvernarea datelor necesită participarea, cooperarea și sprijinul persoanelor, departamentelor și a întregii organizații.
O strategie viabilă de guvernare a datelor îmbunătățește calitatea datelor, clarifică analiza, conectează silozurile, reduce utilizarea necorespunzătoare și asigură conformitatea.
3. Sporiți ”alfabetizarea” și abilitățile de a lucra cu date în cadrul organizației dvs.
Suportul de jos în sus pentru guvernarea datelor este la fel de important ca și sponsorizarea de sus în jos. Oamenii de afaceri care înțeleg valoarea datelor înțeleg mai bine nevoia de a proteja activele de date. De aceea, îmbunătățirea ”alfabetizării” datelor este un pas util în dezvoltarea unei strategii de guvernare de succes.
Există un alt motiv practic pentru care alfabetizarea sporită a datelor ajută la creșterea eforturilor de guvernare a datelor. O disfuncție foarte comună în rândul organizațiilor centrate pe date este recrearea frecventă a rapoartelor, tablourilor de bord, foilor de calcul și chiar bazelor de date întregi, deoarece de multe ori angajații nu știu cum să descopere sau să refolosească munca ce a fost deja făcută. Reutilizarea este mai eficientă, mai consecventă și mai puțin predispusă la erori, dar necesită anumite cunoștințe despre tehnicile de manipulare a datelor și cele mai bune practici. Promovarea cunoștințelor și abilităților organizaționale mai ample în materie de date prin formare este un pas major către o guvernare mai bună.
4. Lucrați la început în cadrul structurii organizaționale existente
Este prea mult de cerut – și prea riscant – ca o companie să se reorganizeze doar pentru a îmbunătăți guvernanța datelor. În schimb, construiți niște schele formale în jurul structurilor de date ad-hoc existente – cel puțin ca punct de plecare. Identificați unele dintre rolurile cheie implicate în programul de guvernare și, în funcție de complexitate, creați o echipă virtuală pentru a îmbunătăți coordonarea și colaborarea. Luați în considerare următoarele întrebări atunci când dezvoltați o strategie de guvernare:
- Cine sfătuiește sau este consultat cu privire la care ar trebui să fie controalele de guvernare a datelor? Pentru a afla cine are informații utile de împărtășit, difuzați rețeaua pe scară largă incluzând utilizatorii de afaceri, biroul consilierului general și echipele IT.
- Cine implementează controalele? Unele aspecte ale acestei lucrări pot fi destul de tehnice, cum ar fi aplicarea permisiunilor la nivel de rând și coloană într-o bază de date, iar alte aspecte pot fi mai administrative, cum ar fi HR care se asigură că unui nou angajat i se atribuie titlul de post potrivit pentru a asigura automat dreptul permisiuni.
- Cine măsoară succesul programului de guvernare a datelor și este responsabil pentru acest lucru?O întrebare mai amplă este, cine este responsabil pentru munca de guvernare în general? Cine coordonează diferite departamente și unități de afaceri?
Prin stabilirea unui consiliu de guvernanță a datelor care include reprezentanți ai afacerilor și cei cu responsabilități în materie de date, colaborarea în stabilirea politicilor și luarea deciziilor poate fi extrem de valoroasă. În timp, când activitățile de guvernare sunt mai stabilite și mai formalizate, vor apărea roluri cu normă întreagă, cum ar fi un manager de guvernanță a datelor sau chiar un vicepreședinte. Operațional, unii lucrători vor prelua rolul de administrator al datelor, responsabil cu implementarea directă a politicilor de guvernare.
5. Decideți cum să măsurați succesul programului de guvernare
Pentru ca o strategie de guvernare a datelor să câștige importanță și recunoaștere, este important să se determine succesul programului. Este posibil ca guvernanța datelor să nu afecteze în mod măsurabil rezultatul unei companii, dar guvernanța proastă, sau nicio guvernare, poate avea într-adevăr un impact financiar. Autoritățile de reglementare au puterea de a impune amenzi mari, ca să nu mai vorbim de costul financiar al restituirilor și de a suferi daune reputației mărcii pentru încălcarea legilor privind protecția datelor și utilizarea.
Mai jos puteți urmări un scurt clip video, despre ce reprezintă un sistem de protecție a datelor.
(Susa preluare clip video: https://www.techtarget.com/)
Deoarece „evitarea amendării” nu este un indicator cheie de performanță de încredere, cum poate fi măsurat succesul unei strategii de guvernare?
O modalitate de a măsura succesul este de a identifica în mod specific incidentele legate de date ca parte a unui sistem existent de management al problemelor IT, asigurându-se în același timp că toate incidentele legate de date sunt revizuite pentru implicațiile de guvernare. Utilizatorii care pierd accesul la o bază de date poate fi un simplu incident, de exemplu, dar dacă este rezolvat prin creșterea permisiunilor lor pentru a permite accesul la mai multe date decât este strict necesar, aceasta ar fi o problemă de guvernanță. Înregistrarea, investigarea și urmărirea unor astfel de cazuri vor crește rapid un corp de cunoștințe și valori asociate despre modul în care guvernanța datelor se îmbunătățește sau se degradează în timp
De asemenea, merită să măsurați performanța generală a sistemului. De exemplu, urmărirea numărului de persoane care au acces la un sistem, a permisiunilor lor și cât de des le folosesc oferă un punct de referință practic și o perspectivă mai bună asupra modului în care sunt utilizate datele. În plus, urmăriți calitatea datelor, inclusiv acuratețea, completitudinea, coerența, promptitudinea și duplicarea.
Deși este posibil ca aceste valori să nu fie un indicator imediat al succesului guvernanței, ele vor fi totuși utile. De exemplu, mai mulți utilizatori de analiză pot fi rezultatul unei cunoștințe sporite de date, dar dacă acei utilizatori noi creează mai multe copii ale datelor în mai multe rapoarte în loc să reutilizeze rapoartele existente, asta ar sugera o guvernare slabă.
6. Alegeți tehnologia care se potrivește strategiei voastre, nu invers
Este recomandat mai sus să creați un director cu materiale de date și persoanele asociate cu acestea – un catalog informal, nu un catalog complet de date. Cataloagele de date care oferă o interfață unică și consecventă pentru datele organizate pentru cazuri de utilizare într-o întreagă întreprindere sunt instrumente utile. Același lucru este valabil și pentru cataloagele de analiză, care ajută la gestionarea modului în care datele sunt utilizate prin obiecte precum tablouri de bord, rapoarte și vizualizări de date.
Cu toate acestea, nu construiți o strategie de guvernare a datelor în jurul tehnologiei. În schimb, selectați instrumente care servesc în mod specific strategiei și nevoilor organizației dvs. Programul de guvernanță va corespunde apoi cu cultura și obiectivele corporative, mai degrabă decât să lucreze împotriva lor.
Duceți-vă mai departe strategia de guvernare a datelor
Acești șase pași pentru dezvoltarea unei strategii viabile și de succes de guvernare a datelor pot să nu fie interesanți din punct de vedere tehnic, dar valoarea unui proces pragmatic va crește constant. Cel mai important, guvernarea datelor va fi privită nu ca o disciplină provocatoare care este impusă organizației dvs., ci ca una care îmbunătățește modul în care este condusă afacerea și vă ajută să vă asigurați că organizația recunoaște și apreciază datele ca un activ critic al afacerii.
Vor apărea lideri de gândire, abilitățile de date vor fi îmbunătățite, iar rezultatul va fi probabil o organizație mai perspicace și mai colaborativă. Numai guvernarea datelor nu va produce aceste îmbunătățiri, dar oferă o bază importantă pentru a face posibile astfel de progrese. Pentru cei din echipele companiei dvs. care încearcă să facă mai mult cu datele, o guvernare mai bună le oferă libertatea și capabilitățile de a face exact asta.
Sursă articol: https://www.techtarget.com/
Pentru soluții specifice și specializate de la QQinfo, vă rugăm accesați pagina: QQsolutions.
Pentru a fi în contact cu ultimele noutăți în domeniu, soluții inedite explicate, dar și cu perspectivele noastre personale în ceea ce privește lumea managementului, a datelor și a analiticelor, vă recomandăm QQblog-ul !